1.Pengertian Perencanaan
Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah
perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen
sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.
Menurut George R. Terry perencanaan adalah:
“planning is the selecting and relating of fact and the making and using of
assumption regarding the future in the visualization and formulating
of proposed activities believed necessary to achievedesired result”.
Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:
Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada
fakta, data dan keterangan kongkret.
Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang
memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan
datang.
Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut
tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu
kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk
merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau
perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan
melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.
Empat Tahap Dasar Perencanaan.
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan
berikut ini.
Ø Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian
tujuan.
Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan
yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya
secara tidak efektif.
Ø Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini.
Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang
hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian
tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang
akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat
dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua
inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik yang
didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Ø Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan
hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan
perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai
tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan
ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin
menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan
kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian
esensi dari proses perencanaan.
Ø Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi
pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling
memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada. Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional.
diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang
lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan
melibatkan manajemen tingkat bawah.
Perencanaan Strategis.
Perencanaan strategis merupakan rencana jangka
panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan
ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat
sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas,
dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis
biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.
Faktor Waktu dan Perencanaan.
Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen
atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi
proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam
manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap
unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang);
perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/ pengkomunikasian;
monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal
dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling). Setiap unsur
harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing
definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses pengelolaan,
bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.
Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk
pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan.
Di samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan
komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator, pesan, media,
komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian
merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta
indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.
Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan
sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang
perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor,
seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan.
Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah
mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari
pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan
dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan
masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan dengan istilah goal dan objective
di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.
Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya
menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta
mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki
berdasarkan pertimbangan untung rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi
dalam pengambilan keputusan. Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi
faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap
kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:
Tujuan.
Policy.
Prosedur.
Progress (kemajuan).
Program.
Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin
mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga
fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat
disimpulkan, sebagai berikut:
Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat
garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan
pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua
anggota organisasi.
Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya
yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap
perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1. Waktu sangat
diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2. Waktu sering di
perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang
variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk
mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu yang akan
dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Factor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah
seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini
tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan
manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik
lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik
estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah
proyek-proyek kecil.
2. PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI
Tujuan
adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai
Misi Dan Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Misi Dan Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Fungsi Tujuan Organisasi
Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi.
Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi.
oleh Peter Drucker :
Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.
Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.
MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :
Pendidikan dan pelatihan bagai manajer
Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi
Pelaksanaan umpan balik secara efektif
Didorong adanya peserta dari bawahan
Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah : Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan
Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur
Kekuatan Dan Kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan program MBO :
Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran
Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu
Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :
Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja
Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.
Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.
MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :
Pendidikan dan pelatihan bagai manajer
Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi
Pelaksanaan umpan balik secara efektif
Didorong adanya peserta dari bawahan
Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah : Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan
Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur
Kekuatan Dan Kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan program MBO :
Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran
Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu
Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :
Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja
Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :
Gaya dan dukungan manajemen
Penyesuaian dan perubagan MBO
Keterampilan- Keterampilan antar pribadi
Deskripsi jabatan
Penetapan dan pengorganisasian tujuan
Pengawasan metoda pencapaian tujuan
Konflik anatara kreativitas dan MBO.
Penyesuaian dan perubagan MBO
Keterampilan- Keterampilan antar pribadi
Deskripsi jabatan
Penetapan dan pengorganisasian tujuan
Pengawasan metoda pencapaian tujuan
Konflik anatara kreativitas dan MBO.
3.Pembuatan Keputusan
Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah
tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Tipe-Tipe Keputusan:
· Keputusan
terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin,
sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama
pd manjemen tkt bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan
piutang,dll.
· Keputusan setengah terprogram /
setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian
berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya
bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/
Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana
promosi.
· Keputusan tidak terprogram/ tidak
terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu
terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk
pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah
tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer
merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur.
Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk
terstruktur yg jarang terjadi.
Proses pembuatan keputusan
1. Pemahaman dan
perumusan masalah
Manajaer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan
menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang
seharusnya dipecahkan.
Pengumpulan dan analisa data yang relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya
untuk membuat keputusan yang tepat.
Pengembangan alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecendrungan
membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
Pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang
diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif
yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat
membantu pemecahan masalah.
Pemilihan alternatif terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan
ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
Implementasi keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan meng
alokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenag dan tanggung
jawab pelaksana tugas, dengan mempewrhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap
keputusan yang diambil.
evaluasi atas hasil keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor
terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.
4.
Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan
Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa
melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok
dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.
1. Pembuatan Keputusan Kelompok
Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara
kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan
lain. Berbagai kebaikandan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok
|
Kebaikan
|
Kelemahan
|
|
Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah
pengetahhuan yang lebih besar.
Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para
anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai
bidang fungsional organisasi.
Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka
pandangan yang lebih lebar.
Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat
meneri-marisiko disbanding pembuat keputusan individual.
Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan,
para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan
keputus-an.
Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi
antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda.
Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok
atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena
kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat
menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan
saling melempar tanggung jawab.
Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah
satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.
Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila
keputusan harus dibuat dengan cepat.
Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan
hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai
kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya
bukan keputusan kelompok.
|
1. Implementasi suatu
keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para
manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab,
keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa
bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah
satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.
Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila
keputusan harus dibuat dengan cepat.
Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan
hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
5. Bila atasan
terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan,
keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.
|
KOMENTAR : Pada
artikel yang saya buat kali ini, adalah bagaimana cara menentukan suatu
pencapaian tujuan, menurut saya cara-cara tersebut sangat baik untuk tepat
mendapatkan sebuah pencapaian tujuan, dengan menentukan rencana, dan menentukan
sebuah tujuan, hingga dalam langkah mengambil keputusan.
Daftar Pustaka :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar