Sistem Pengadaan Barang (Purchasing) Pada PT Keihin Indonesia

Pada tulisan saya kali ini saya akan berbagi cerita mengenai salah satu sebuah system yang ada di perusahaan , dalam cerita ini saya ambil dari salah satu pengalaman saya yang pada saat itu sedang praktik kerja lapangan di sebuah perusahaan spare part kendaraan , dan pada sata itu saya ditempatkan dibagian purchasing  atau bisa juga disebut sebagai system pengadaan barang.  dimana pada system ini mempunyai peranan penting dalam aktivitas produksi.

Semua kegiatan produksi yang membutuhan bahan-bahan pokok untuk menunjang berjalannya aktivitas produksi, akan ditangani oleh departemen purchasing, dan department ini pun mempunyai system purchase order (PO)  dimana jika bahan bahan pokok produksi sudah semakin habis maka kita akan melakukan pemesanan bahan-bahan pokok ke tempat pemesanan yang telah dijadikan partner di perusahaan keihin Indonesia , selanjutnya jika bahan sudah selesai dipesan maka dilanjutkan ke bagian yang menangani payment voucher atau yang melakukan perhitungan  atas segala pesanan yang telah diorder.

Setelah melakukan perhitungan selanjutnya akan berlanjut ke bagian accounting atau bagian yang dimana berhubungan dengan keuangan perusahaan. Jika bagian accounting sudah menerima payment voucher dari bagian purchasing maka bagian accounting akan melakukan pembayaran ke perusahaan atau ke tempat pemesanan bahan-bahan pokok yang telah di order sebelumnya.

Untuk lebih jelasnya saya akan memberikan penjelasan kepada teman mengenai purchasing. Dan penjelasan ini saya ambil dari : library.binus.ac.id

LANDASAN  TEORI

       Purchasing

       Pengertian  Purchasing

Menurut Sofjan Assauri (2008,p.223) Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik.

Sedangkan menurut Mulyadi (2007,p.711) aktivitas dalam proses pembelian barang adalah:

1. Permintaan pembelian

2. Pemilihan pemasok

3. Penempatan order pembelian

4. Penerimaan barang, dan

5. Pencatatan transaksi pembelian

Permintaan pembelian adalah contoh suatu aktivitas yang merupakan satuan pekerjaan yang ditujukan untuk memicu bagian pembelian melakukan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yang dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang adalah contoh aktivitas tentang penerimaan kiriman dari pemasok sebagai akibat adanya order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.

            Beberapa pengertian tentang pembelian (Purchasing):

1.      Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan utama dari purchasing department adalah untuk menjaga kualitas dan nilai dari produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran modal yang dipakai untuk penyediaan stok barang, menjaga aliran barang masuk dan barang keluar, dan memperkuat daya saing organisasi atau perusahaan. Purchasing juga bisa dikatakan dalam penerimaan dan pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran dan mencari barang, evaluasi penawaran,  pemeriksaan atas barang yang diterima dan mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yang tepat.

2.      Purchasing dapat diartikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya dengan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan.

3.      Purchasing adalah salah satu fungsi utama diantara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada didalam suatu perusahaan atau perhotelan, seperti: administrasi, pembukuan, penjualan dan pemasaran. Pembelian telah banyak didefinisikan oleh para ahli dengan meninjau sudut pandang yang berbeda namun pada dasarnya memiliki pengertian yang sama.

Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa purchasing  atau pembelian adalah suatu usaha dalam memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan melihat kualitas atau mutu, kuantitas dari barang yang dikirim, serta harga dan waktu pengiriman yang tepat.

            Purchasing  Department

Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p2) purchasing department merupakan tempat atau pusat dilakukannya transaksi pembelian segala jenis barang keperluan operasional hotel, sehingga bagian pembelian ini sering dikatakan sebagai pusat pembelian pada perusahaan atau hotel yang bersangkutan. Bagian pembelian sebagai sub bagian dari departemen akunting, yang bertugas membeli semua jenis barang keperluan operasional hotel, baik barang untuk disimpan digudang sebagai barang persediaan, maupun barang yang langsung dipakai oleh bagian yang meminta. Barang yang dibeli dan langsung disimpan digudang disebut dengan stock items, sedangkan barang-barang yang dibeli dan kemudian langsung diambil dan dikonsumsi oleh bagian atau departemen yang memesan barang tersebut disebut dengan direct use items atau direct used purchased.

Bagian pembelian pada sebuah hotel, dianggap sebagai salah satu bagian yang berperan sangat penting dalam ikut menentukan kelangsungan hidup hotel itu sendiri, karena dengan menerapkan sistem dan prosedur yang dimiliki oleh pengelola atau staf bagian pembelian, akan berpengaruh besar pula terhadap keuntunganyang akan diperoleh oleh perusahaan atau hotel tersebut. Yang artinya dengan keahlian mereka saat membeli barang dengan harga paling murah dan dengan kualitas bahan yang standar, sehingga setelah diolah oleh bagian dapur akan bisa dijual dengan harga yang sesuai atau standar menurut perhitungan standard cost percent  kepada tamu hotel, sehingga keuntungan yang diperoleh akan lebih besar. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam proses pembelian bahan makanan adalah dengan memperhatikan kualitas produk dan dengan harga yang serendah-rendahnya.

Ada 3 hal pokok yang perlu diperhatikan agar prosedur pembelian barang dapat berjalan dengan efektif adalah:

1.      Dibutuhkan staf bagian pembelian yang memenuhi syarat yaitu staf yang jujur, adil terhadap semua supplier dan tidak mau diajak kolusi oleh supplier dari pihak manapun. Disamping itu, harus mengetahui tentang asal dari barang atau bahan yang akan dibeli, karakteristik dari bahan yang akan dibeli, cara penyimpanan dari barang yang akan dibeli, tahu cara memilih atau menyeleksi bahan dan spesifikasi barang atau bahan yang akan dibeli.

2.      Adanya pedoman yang dipakai oleh staf bagian pembelian dalam membeli bahan makanan yang dikenal dengan istilah standard purchase specification yang meliputi tentang kualitas barang, ukuran, berat, dan lain sebagainya. Dokumen standard purchase specification terutama barang atau bahan makanan perlu disiapkan dan dimengerti betul untuk dipakai sebagai pegangan oleh staf bagian pembelian, staf bagian penerima barang dan tentu juga oleh pihak supplier sebagai perusahaan pemasok barang atau bahan.

3.      Penggunaan metode dan prosedur pembelian yang efektif yaitu dalam proses pembelian bahan makanan supaya diusahakan tidak terlalu banyak mempergunakan formulir-formulir yang dapat menghambat kelancaran proses pembelian barang itu sendiri.

           Target  Bagian  Pembelian

Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p23) sebagai bagian yang cukup penting pada sebuah hotel, bagian pembelian dengan ke tiga sub bagiannya sudah tentu dalam melakukan pekerjaannya mempunyai target atau sasaran dalam setiap kegiatannya yang berhubungan dengan transaksi pembelian barang keperluan operasional hotel. Target atau sasaran yang dimaksud adalah dalam proses pembelian barang untuk persediaan digudang, maupun pembelian untuk memenuhi permintaan barang oleh bagian lain, sejak pembuatan purchase requisition sampai menjadi purchase order, kapan barang akan dikirim ke hotel dan berapa lama proses yang diperlukan.

Untuk mencapai target itu, bagian pembelian diperlukan sebuah analisa dan perhitungan yang matang dan selanjutnya secara transparan dapat diinformasikan halangan-halangan yang terjadi selama proses pembelian kepada bagian-bagian yang meminta barang. Dengan memberikan informasi yang baik dan akurat, maka nantinya tidak jadi bahan pertanyaan oleh bagian atau departemen yang bersangkutan. Untuk mengantisipasi agar barang datang tepat pada waktunya, sesuai dengan tanggal permintaan, maka bagian pembelian perlu untuk memberikan penjelasan kepada kepala bagian lainnya atau department heads, seperti :

1.      Front Office Department

2.      Food & Beverage Department

3.      Housekeeping Department

4.      Engineering Department

5.      Dan department lainnya

Dalam melakukan pengisian purchase requisition khususnya barang-barang yang berupa spare part dengan spesifikasinya tertentu dan bahan makanan terutama makanan imported dan makanan musiman, supaya bagian yang meminta barang dapat mengetahui dan memahami waktu atau proses dan tanggal pengirimannya. Dengan mengetahui berapa lama waktu pengiriman barang jenis spare part atau barang-barang musiman dengan spesifikasi tertentu, maka kepada bagian seperti engineering dan bagian dapur yang memerlukan barang-barang tersebut dapat membuat perencanaan dan jadwal pembelian barang dengan lebih tepat waktu atau lebih awal. Artinya agar tidak meminta barang keperluan operasional yang khusus pada saat keadaan sudah sangat kritis atau penting yang biasa disebut dengan last minute order.

           Teknik  Membeli  Barang

Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p25) bagian pembelian oleh manajemen atau pemilik perusahaan diberikan kepercayaan untuk membeli barang-barang keperluan operasional hotel. Untuk mendapatkan barang-barang akan dibeli bagian pembelian harus mempunyai cara atau teknik tertentu, dimana dengan teknik yang dimiliki tujuannya adalah untuk mendapatkan harga beli barang yang paling murah dan dengan kualitas barang yang paling baik. Selain itu diperlukan teknik membeli barang yang lain, seperti melakukan pendekatan kepada supplier, yaitu bagaimana caranya agar supplier yang tadinya tidak bersedia untuk mengantarkan barang dagangannya ke hotel, namun setelah melakukan pendekatan dan dengan teknik-teknik tertentu, pada akhirnya supplier bersedia untuk mengantarkan barang-barang pesanan yang penting, walaupun kondisi pembayarannya dilakukan secara kredit.

2.1.5    Sistem  Atau  Cara  Pembelian  Barang

Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p27) didalam bagian pembelian terdapat beberapa sistem atau cara pembelian barang pada sebuah hotel yaitu:

1.      Sistem Kontrak

Sistem atau pembelian barang untuk bahan makanan terutama jenis sayuran, buah-buahan dan makanan yang musiman adalah dengan mempergunakan surat perjanjian kontrak. Kontrak dilakukan dengan satu supplier atau lebih. Dalam surat kontrak ditekankan dalam mengenai kualitas, kuantitas dan harga barang. Masa berlaku surat kontrak untuk bahan makanan bisa mencapai 3 atau 6 bulan dan pembayarannya tetap dilakukuan setiap bulan.

2.      Sistem Harian dan Bulanan

Pihak perusahaan atau hotel bisa dengan bebas membeli barang-barang keperluannya dari beberapa supplier atau dari beberapa toko supermarket yang ada disekitarnya. Dengan cara seperti ini pihak hotel tidak perlu melakukan sebuah analisa yang terlalu ketat terhadap kinerja dari beberapa supplier untuk dipilih. Cukup dengan berbelanja pada toko terdekat, toko swalayan bahkan pasar tradisional yang harganya lebih murah, baik secara kontan maupun secara utang bulanan. Namun sistem dan prosedurnya harus tetap sama yaitu dengan mencari informasi dimana toko atau supermarket dan pasar yang kualitas dan harga barangnya paling murah.

3.      Pembelian secara kontan

Di bagian pembelian sebuah hotel pada umumnya menyiapkan uang kas yang jumlahnya tidak terlalu banyak yang disebut dengan kas kecil atau petty cash. Kas kecil ini dipergunakan untuk membeli barang keperluan operasional hotel, terutama bahan makanan keperluan dapur yang sering diminta secara mendadak. Pembelian dengan cara kontan dengan menggunakan kas kecil dilakukan untuk membeli bahan makanan atau minuman dalam jumlah yang tidak terlalu banyak. Hal seperti ini sering dilakukan pada saat gudang atau bagian dapur kehabisan bahan makanan yang sangat diperlukan pada saat itu juga. Pembelian secara kontan tidak dapat dilakukan setiap hari, tetapi hanya dilakukan jika keadaan sangat mendesak dan disinilah peranan seorang buyer atau driver dibagian pembelian sangat diperlukan kemampuannya.

           Prinsip  Dalam  Purchasing  (Pembelian)

Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2009) prinsip adalah hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud dengan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian atau bagian pembelian diadakan dalam suatu organisasi perusahaan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi terutama untuk organisasi lain, yaitu organisasi produksi, atau fabrikasi, atau marketing atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan untuk melayani atau menunjang organisasi lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya harus sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas penunjang seperti yang ditugaskan tersebut dan prinsip kerja dari fungsi pembelian harus diatur supaya mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.

Prinsip dari purchasing yaitu:

1.      The Right Price

The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.

2.      The Right Quantity

Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan atau perhotelan pada saat tertentu.

3.      The Right Time

The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut.

4.      The Right Place

The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.

5.      The Right Quality

The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.

6.      The Right Source

The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quanlity.

    Tugas  Dan  Tanggung  Jawab  Purchasing  (Pembelian)

Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228) tanggung jawab bagian pembelian berbeda - beda dari setiap perusahaan tergantung pada luasnya aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Tanggung jawab bagian pembelian antara lain adalah:

1.      Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga yang perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.

2.      Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan - bahan baru yang dapat mengguntungkan dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi produk perusahaan, harga dan desainnya.

3.      Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan perputaran (turn over) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam perusahaan dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.

4.      Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data dan perkembangan pasar, perbedaan sumber-sumber penawaran (supply) dan memeriksa produk supplier untuk mengetahui kapasitasnya dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.

5.      Sebagai tambahan, kadang bagian pembelian  bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan.

Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab antara lain adalah:

1.      Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke supplier, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.

2.      Melakukan input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan kepada penerima barang.

3.      Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan.

4.      Melakukan pembelian alat- alat , barang, seperti office supplies, agar tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap departemen.

5.      Setiap nama barang atau item yang ada di dalam PR (Purchase Requisition ) harus membuat perbandingan harga (quotation) paling sedikit 3 supplier untuk pembelian alat-alat, barang, obat dan lain-lain, yang nantinya akan dilampirkan kedalam PR tersebut.

6.      Membuat perbandingan harga untuk sayuran, buah-buahan, daging, poultry, seafood, dairy dan groceries yang selau dilakukan setiap bulannya.

7.      Mencari kualitas barang dan harga barang untuk keseluruhan PR dari setiap department yang berbeda.

8.      Bertanggung jawab atas kelancaran pesanan, pengiriman dan pengembalian pembelian barang.

9.      Menjaga komunikasi yang terbuka dan efektif antara departemen lainnya.

1.  Menjaga komunikasi dan hubungan yang baik dengan supplier.

     Procurement  (Pengadaan  Barang)

     Pengertian  Procurement  (Pengadaan  Barang)

     Pengertian tentang procurement: 

1.      Procurement merupakan kegiatan yang penting dalam mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan, terutama dalam industri manufaktur.

2.      Procurement adalah proses untuk mendapatkan barang dan  jasa dengan kemungkinan pengeluaran yang terbaik, dalam kualitas dan kuantitas yang tepat, waktu yang tepat, dan pada tempat yang tepat untuk menghasilkan keuntungan atau kegunaan secara langsung bagi pemerintah, perusahaan atau bagi pribadi yang dilakukan melalui sebuah kontrak.

3.      Procurement dibedakan menjadi 2 bagian, yaitu secara procurement yang sederhana dan procurement yang lebih kompleks. Procurement yang sederhana adalah tidak memiliki hal lain kecuali pembelian atau permintaan yang berulang-ulang, sedangkan procurement lebih kompleks yaitu dapat meliputi pencarian supplier dalam jangka waktu yang panjang atau tetap secara fundamental yang telah berkomitmen dengan satu organisasi.

Procurement  menurut beberapa para ahli:

1.      Weele (2010)

Procurement is the acquisition of goods or services. It is favorable that the goods or services are appropriate and that they are procured at the best possible cost to meet the needs of the purchaser in terms of quality and quantity, time, and location.

Pendapat di atas kurang lebih mempunyai arti: bahwa Pengadaan adalah perolehan barang atau jasa. Hal ini menguntungkan bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka yang dibeli dengan biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi.

2.      Christopher & Schooner (2007)

Pengadaan atau procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan,  efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.

                                         

Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang dan jasa atau procurement adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari kebutuhan dan penggunaannnya, serta dilihat dari kualitas, kuantitas, waktu pengiriman dan harga yang terjangkau.

 Prinsip  Dalam  Procurement  (Pengadaan  Barang)

Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad (2008) pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang dipraktekkan secara internasional efisiensi, efektifitas, persaingan sehat, keterbukaan, transpraransi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas.

1.      Efisiensi

Prinsip efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan menggunakan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa dalam jumlah, kualitas yang diharapkan, dan diperoleh dalam waktu yang optimal.

2.      Efektif

Prinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan sumber daya yang tersedia diperoleh barang dan jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya.

3.      Persaingan Sehat

Prinsip persaingan yang sehat dalam pengadaan barang dan jasa adalah adanya persaingan antar calon penyedia barang dan jasa berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku, tidak terjadi kecurangan dan praktek KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme).

4.      Terbuka

Prinsip terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah memberikan kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang kompeten untuk mengikuti pengadaan.

5.      Transparansi

Prinsip transparansi dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian informasi yang lengkap tentang aturan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat dan masyarakat.

6.      Tidak Diskriminatif

Prinsip tidak diskriminatif dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti pengadaan barang dan jasa.

7.       Akuntabilitas

Prinsip akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa adalah pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma, dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Metode  Procurement  (Pengadaan  Barang)

Menurut Turban (2010, p251) setiap perusahaan menggunakan metode yang berbeda dalam memperoleh produk dan jasa yang tergantung apa dan dimana mereka membeli, kuantitas yang diperlukan, berapa jumlah uang yang terpakai dan sebagainya. Metode procurement antara lain yaitu:

1.      Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-katalog mereka dan adanya negosiasi.

2.      Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog penjual atau membeli melalui mal-mal industri.

3.      Membeli melalui katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.

4.      Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pmbelian dalam jumlah besar.

5.      Membeli dari situs pelelangan dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.

6.      Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana memeriksa permintaan partisipasi, menciptakan jumlah besar, kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.

7.      Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan, stock out dan mempertinggi ketepatan pengiriman.

           Tugas  Dan  Tanggung  Jawab  Procurement  (Pengadaan  Barang)

Menurut Moch. Mizanul Achlaq (2011) tugas dari bagian pengadaan barang adalah menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas dan terkirim tepat waktu. Tugas-tugas bagian pengadaan barang tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian.

Tugas-tugas bagian pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:

1.      Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.

a.       Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek.

2.      Memilih supplier.

a.       Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit.

b.      Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier yang akan dipilih berada di mancanegara.

c.       Supplier yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan dan sebagainya.

d.      Pemilihan supplier harus sejalan dengan strategi supply chain.

3.      Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.

a.       Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.

b.      Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.

c.       Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement(e-procurement) yaitu aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.

4.      Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.

a.       Bagian pengadaan harus memiliki data yang lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.

b.      Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing dari supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.

5.      Melakukan proses pembelian.

a.       Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.

b.      Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses-proses yang berbeda.

6.      Mengevaluasi kinerja supplier

a.       Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.

b.      Kinerja yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi supplay chain dan jenis barang yang dibeli.

     Supply  Dan  Demand

   Pengertian  Supply Dan Demand

Menurut Chandra pamungkas (2011) supply (penawaran) adalah sejumlah barang yang dijual atau ditawarkan pada suatu harga dan waktu tertentu. Sedangkan demand (permintaan) adalah sejumlah barang yang dibeli atau diminta pada suatu harga dan waktu tertentu.

   Faktor-Faktor  Yang  Mempengaruhi  Penawaran  (Supply)  Dan  Permintaan (Demand)

Menurut Chandra pamungkas (2011) tingkat penawaran akan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

1.      Biaya produksi dan teknologi yang digunakan

2.      Tujuan dari suatu Perusahaan

3.      Pajak

4.      Ketersediaan dan harga barang pengganti atau pelengkap

5.      Prediksi atau perkiraan harga di masa depan.

Sedangkan pada tingkat permintaan akan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain oleh:

1.      Perilaku atau selera konsumen

2.      Ketersediaan dan harga barang sejenis pengganti dan pelengkap

3.      Pendapatan atau penghasilan konsumen

4.      Perkiraan harga di masa depan

5.      Banyaknya atau intensitas kebutuhan konsumen.

  Jenis-Jenis  Penawaran  (Supply)  Dan  Permintaan (Demand)

Jenis penawaran (supply) adalah:

1. Penawaran sub marginal

Penawaran yang dilakukan oleh penjual yang mampu menjual dibawah harga pasar.

2. Penawaran marginal

Penawaran yang dilakukan oleh penjual yang mampu menjual sama dengan harga pasar.

3. Penawaran super marginal

Penawaran yang dilakukan oleh penjual yang menjual produknya diatas harga pasar.

4. Penawaran individu

Penawaran yang dilakukan oleh satu orang penjual atau individu.

5. Penawaran pasar

Penawaran yang dilakukan oleh banyak penjual dipasar.

Jenis permintaan (demand) adalah:

1.      Permintaan Absurd atau Absolut

Permintaan yang tidak diikuti dengan kemampuan untuk membeli.

2.      Permintaan Potensial

Permintaan yang sudah didukung oleh daya beli, namun belum terdapat keinginan untuk membeli.

3.      Permintaan Efektif

Permintaan yang didukung oleh kemampuan untuk membeli (mempunyai daya beli).

4.      Permintaan Individu

Permintaan yang dilakukan oleh satu konsumen saja.

5.      Permintaan Pasar

Permintaan yang dilakukan oleh konsumen secara keseluruhan dalam pasar.

Daftar Pustaka:

http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Yaitu merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.

Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Ahli

Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6) pengertian sistem informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users).

Beberapa batasan pengertian (definisi) Sistem Informasi Akuntansi lain yang dapat dikutip misalnya pendapat Wilkinson (1990) bahwa sistem informasi akuntansi adalah merupakan sistem informasi formal, memiliki tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya dan mencakup ke seluruh kegiatan perusahaan dalam penyediaan informasi bagi semua pengguna di perusahaan tersebut.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (1996, h.1) pengertiansistem informasi akuntansi adalah, “Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menutut Mulyadi (2001, h.3) mendefinisikan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Niswonger, Fess & Warren diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. (1995, h.248), “Sistem akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.”

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi  menurut Baridwan (1998, h.6), “Sistem akuntansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”

Evolusi Sistem Informasi

Dalam perjalannya Sistem Informasi tidak serta merta langsung menjadi sebuah sistem yang seperti kita rasakan saat ini melainkan ada tahapan-tahapan perkembangan dari sistem yang terfokus untuk menghimpun,menyimpan dan memproses data saja sampai terciptanya sistem yang mengelola data tersebut menjadi sebuah informasi dan dari informasi tersebut terciptalah sistem pendukung keputusan berikut perinciannya :

1.  Fokus awal pada data

Sistem pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem yang pertama kali di impelementasikan. Focus utama sistem ini adalah pada data transaksi.sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun , menyimpan dan memproses data transaksi serta sering kali mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transasksi.misalnya yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvlidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

2.   Fokus baru pada informasi

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar karena dengan adanya Manajemen Informasi perusahaan akan mudah mendapatkan Informasi yang akurat dan tepat guna mendukung dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan tersebut.

3.   Fokus revisi pada pendukung keputusan.

Sistem pendukung keputusan (Decision support system) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana seharusnya dibuat

DSS dibuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan terhadap Sistem Pemrosesan Transaksi dan Sistem Informasi Manajemen sebagaimana diketahui ,SIP lebih memfokuskan diri pada pengendalian transaksi yang merupakan kegitan yang bersifat berulang dan terdefenisi dengan baik,sedangkan SIM lebih berorientasi pada penyediaan laporan bagi manajemen yang sifatnya dinamis.DSS lebih ditunjuk untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analistis, dalam situsai yang kurang terstruktur dan dengan criteria yang kurang jelas.DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan,tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia Spesifikasi DSS.

EVOLUSI MODEL-MODEL SISTEM INFORMASI
     Secara umum terdapat lima model sistem informasi: Proses manual, sistem file mendatar (flat file), pendekatan database, model REA (resources, events, and agents), dan model ERP (enterprise resource planning).
1. Model Proses Manual
     Model proses manual membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya, dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis. Adapun manfaat mempelajari model proses manual sebelum menguasai sistem berdasarkan komputer. Pertama, mempelajari sistem manual membantu membangun hubungan penting antara SIA dan bidang akuntansi lainnya. Kedua, logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti. Ketiga, prosedur manual memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi, pengawasan, verifikasi independen, jejak audit, dan kontrol akses.
2. Model Flat File
     Sistem ini merupakan sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar (large mainframe system). Sistem file model menjelaskan suatu lingkungan di mana file-file data individual tidak berkaitan dengan data lainnya. Pemakai akhir dalam lingkungan ini memiliki file data mereka sendiri, dan tidak menggunakannya bersama-sama dengan para pemakai lainnya.
3. Model Database
     Sistem manajemen database (database management system) merupakan sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi setiap pemakai untuk diakses. Program pemakai mengirimkan permintaan data ke DBMS, yang kemudian memvalidasi dan mengotorisasi akses ke database sesuai dengan tingkat otoritas pemakai.
4. Model REA
     REA adalah akuntansi untuk membuat model resources, events, dan agentsyang kritikal dalam organisasi dan relasi di antara mereka. Resources adalah aktiva dari organisasi. Mereka mendefinisikan sebagai objek yang jarang sekaligus dikendalikan oleh perusahaan. Events merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya. Mereka dapat dihasilkan dari kegiatan-kegiatan seperti produksi, pertukaran, konsumsi, dan distribusi. Agents ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi.
5. Sistem ERP
     Enterprise resource planning-ERP (perencanaan sumber daya perusahaan) merupaka suatu model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatisasikan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya.

           

Teori Tentang Sistem Informasi Akuntansi Agar Dapat Berjalan Secara Efektif Pada Sebuah Persahaan

Model rantai nilai menunjukkan bahwa SIA adalah aktivitas pendukung. Jadi, SIA dapat menambah nilai bagi perusahaan dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar kelima aktivitas utama rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. SIA yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal ini dengan cara:

Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa.Sebagai contoh, SIA dapat mengawasi mesin sehingga para operatornya akan diberitahukan dengan segera saat proses yang berjalan keluar dari batas kualitas yang dapat diterima. Hal ini tidak saja membantu mempertahankan kualitas produk, tetapi juga mengurangi jumlah bahan yang terbuang dan biaya untuk pengerjaan ulang.

Memperbaiki efisiensi. SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu. Sebagai contoh, pendekatan produksi just-in-time membutuhkan informasi yang konstan, akurat, dan mutakhir (up-to-date) tentangpersediaan bahan-bahan mentah dan lokasi mereka.

Memperbaiki pengambilan keputusan. SIA dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi dengan tepat waktu. Sebagai contoh, Wal-Mart membuat suatu database lengkap yang berisi informasi rinci tentang transaksi­-transaksi penjualan di tiap tokonya. Perusahaan tersebut menggunakan informasi ini untuk mengoptimalisasikan jumlah tiap produk yang dijual di tiap toko. Perusahaan tersebut juga menganalisis data tersebut untuk menemukan pola barang-barang yang tampaknya dibeli sekaligus, dan menggunakan informasi ini untuk memperbaiki lata letak barang dagangannya agar penjualan barang-barang tersebut bertambah. Hal yang hampir sama dilakukan oleh Amazon.com dengan memakai database aktivitas penjualan untuk menyarankan buku-buku tambahan yang mungkin ingin dibeli oleh para pelanggannya.

Berbagi pengetahuan. SIA yang dirancang dengan baik bisa mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian, yang selanjutnya dapat niemperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan kompetitif. Sebagai contoh, kantor-kantor akuntan publik yang terbesar menggunakan sistem informasi mereka untuk berbagi cara-cara terbaik (best practices) dan untuk mendukung komunikasi antar-pegawai yang berada di berbagai lokasi kantor yang berbeda. Para pegawai dapat mencari di dalam database perusahaan untuk mengidentifikasi ahli-ahli yang relevan dalam memberi bantuan bagi seorang klien tertentu; jadi, seluruh keahlian kantor akuntan publik yang dikumpulkan dari berbagai negara tersedia untuk melayani klien lokal manapun.

SIA yang dirancang dengan baik juga dapat membantu meningkatkan laba organisasi dengan memperbaiki efisiensi dan efektivitas rantai persediaannya. Sebagai contoh, dengan mengizinkan para pelanggan secara langsung mengakses sistem persediaan dan order penjualan milik perusahaan, biaya aktivitas penjualan dan pemasaran dapat dikurangi. Selanjutnya, apabila akses seperti itu mengurangi biaya yang ditanggung para pelanggan dan waktu pemesanan, baik tingkat penjualan dan perolehan pelanggan akan meningkat. Tentu saja, dengan membuat sistem informasi antar organisasi seperti itu akan menimbulkan kekhawatiran baru mengenai sistem pengendalian yang harus dibicarakan. Hal ini juga membutuhkan peningkatan keandalan dam keakuratan data SIA.

Data dan Informasi

Sekarang saatnya mendefinisikan beberapa istilah yang telah kita pergunakan. Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan, dan proses dengan sistem informasi. Gambar 1-4 memperlihatkan bahwa terdapat tiga jenis data yang perlu dikumpulkan untuk aktivitas apa pun: fakta-fakta tentang kejadian itu sendiri, sumber daya yang dipengaruhi oleh kejadian tersebut, dan para pelaku yang terlibat di dalam kejadian tersebut.

Ingat contoh mengenai aktivitas utama rantai nilai penjualan. Data yang perlu dikumpulkan adalah tentang kejadian penjualan itu sendiri (contoh: tanggal penjualan, jumlah total penjualan). Data yang juga perlu dikumpulkan adalah data tentang sumber daya yang dijual (contoh: identitas barang atau jasa, jumlah yang dijual, harga per unit). Akhirnya, data yang perlu dikumpulkan adalah data tentang para pelaku yang terlibat di dalam penjualan (contoh: identitas pelanggan dan penjual produk).

Setelah data dikumpulkan, merupakan tugas SIA untuk mengubah berbagai fakta tersebut agar dapat digunakan untuk membuat keputusan. Jadi, informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti. dibawah disajikan peragraf yang menyajikan enam karakteristik yang membuat suatu informasi berguna dan memiliki arti bagi pengambilan keputusan.

Pengambilan Keputusan

Para peneliti telah membuat banyak model tentang proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Seluruh model tersebut menggambarkan proses pengambilan keputusan sebagai aktivitas yang kompleks dan terdiri dari berbagai tahap. Pertama, identifikasi masalah. Lalu, pengambil keputusan harus memilih suatu metode untuk memecahkan masalah. Kemudian, pengambil keputusan harus mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melaksanakan model keputusan tersebut, dan selanjutnya menginterpretasikan model tersebut, serta mengevaluasi sisi positif dari tiap alternatif yang ada. Akhirnya, pengambil keputusan memilih dan melaksanakan solusi yang dipilihnya.

Daftar Pustaka

http://ilmuakuntansi.web.id/pengertian-sistem-informasi-akuntansi/
 http://ttourial.blogspot.co.id/2012/12/evolusi-sistem-informasi_6.html

http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id