Pada tulisan saya kali
ini saya akan berbagi cerita mengenai salah satu sebuah system yang ada di
perusahaan , dalam cerita ini saya ambil dari salah satu pengalaman saya yang
pada saat itu sedang praktik kerja lapangan di sebuah perusahaan spare part
kendaraan , dan pada sata itu saya ditempatkan dibagian purchasing atau bisa juga disebut sebagai system
pengadaan barang. dimana pada system ini
mempunyai peranan penting dalam aktivitas produksi.
Semua kegiatan produksi
yang membutuhan bahan-bahan pokok untuk menunjang berjalannya aktivitas
produksi, akan ditangani oleh departemen purchasing, dan department ini pun
mempunyai system purchase order (PO)
dimana jika bahan bahan pokok produksi sudah semakin habis maka kita
akan melakukan pemesanan bahan-bahan pokok ke tempat pemesanan yang telah
dijadikan partner di perusahaan keihin Indonesia , selanjutnya jika bahan sudah
selesai dipesan maka dilanjutkan ke bagian yang menangani payment voucher atau
yang melakukan perhitungan atas segala
pesanan yang telah diorder.
Setelah melakukan
perhitungan selanjutnya akan berlanjut ke bagian accounting atau bagian yang
dimana berhubungan dengan keuangan perusahaan. Jika bagian accounting sudah
menerima payment voucher dari bagian purchasing maka bagian accounting akan
melakukan pembayaran ke perusahaan atau ke tempat pemesanan bahan-bahan pokok
yang telah di order sebelumnya.
Untuk lebih jelasnya saya
akan memberikan penjelasan kepada teman mengenai purchasing. Dan penjelasan ini
saya ambil dari : library.binus.ac.id
LANDASAN
TEORI
Purchasing
Pengertian
Purchasing
Menurut Sofjan Assauri (2008,p.223) Pembelian merupakan salah satu
fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini
dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan
yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang
berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena
pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan
ke dalam pabrik.
Sedangkan menurut Mulyadi (2007,p.711) aktivitas dalam proses
pembelian barang adalah:
1. Permintaan pembelian
2. Pemilihan pemasok
3. Penempatan order pembelian
4. Penerimaan barang, dan
5. Pencatatan transaksi pembelian
Permintaan pembelian adalah contoh suatu aktivitas yang merupakan
satuan pekerjaan yang ditujukan untuk memicu bagian pembelian melakukan
pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yang
dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang adalah contoh aktivitas
tentang penerimaan kiriman dari pemasok sebagai akibat adanya order pembelian
yang dibuat oleh bagian pembelian.
Beberapa pengertian tentang pembelian (Purchasing):
1. Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang
atau jasa untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan utama dari purchasing department adalah untuk menjaga kualitas dan nilai dari produk
perusahaan, meminimalisasikan perputaran modal yang dipakai untuk penyediaan
stok barang, menjaga aliran barang masuk dan barang keluar, dan memperkuat
daya saing organisasi atau perusahaan. Purchasing
juga bisa dikatakan dalam penerimaan dan pemrosesan permintaan resmi (proses
pembelian barang), membuat penawaran dan mencari barang, evaluasi
penawaran, pemeriksaan atas barang yang
diterima dan mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yang tepat.
2. Purchasing
dapat diartikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa
yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya dengan
mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan.
3. Purchasing adalah
salah satu fungsi utama diantara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada didalam
suatu perusahaan atau perhotelan, seperti: administrasi, pembukuan, penjualan
dan pemasaran. Pembelian telah banyak didefinisikan oleh para ahli dengan
meninjau sudut pandang yang berbeda namun pada dasarnya memiliki pengertian
yang sama.
Dari pengertian di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa purchasing atau pembelian adalah suatu usaha dalam
memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan
melihat kualitas atau mutu, kuantitas dari barang yang dikirim, serta harga dan
waktu pengiriman yang tepat.
Purchasing
Department
Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus
Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p2) purchasing department merupakan tempat
atau pusat dilakukannya transaksi pembelian segala jenis barang keperluan
operasional hotel, sehingga bagian pembelian ini sering dikatakan sebagai pusat
pembelian pada perusahaan atau hotel yang bersangkutan. Bagian pembelian
sebagai sub bagian dari departemen akunting, yang bertugas membeli semua jenis
barang keperluan operasional hotel, baik barang untuk disimpan digudang sebagai
barang persediaan, maupun barang yang langsung dipakai oleh bagian yang
meminta. Barang yang dibeli dan langsung disimpan digudang disebut dengan stock items, sedangkan barang-barang
yang dibeli dan kemudian langsung diambil dan dikonsumsi oleh bagian atau
departemen yang memesan barang tersebut disebut dengan direct use items atau direct
used purchased.
Bagian pembelian pada sebuah hotel, dianggap
sebagai salah satu bagian yang berperan sangat penting dalam ikut menentukan
kelangsungan hidup hotel itu sendiri, karena dengan menerapkan sistem dan
prosedur yang dimiliki oleh pengelola atau staf bagian pembelian, akan
berpengaruh besar pula terhadap keuntunganyang akan diperoleh oleh perusahaan
atau hotel tersebut. Yang artinya dengan keahlian mereka saat membeli barang
dengan harga paling murah dan dengan kualitas bahan yang standar, sehingga
setelah diolah oleh bagian dapur akan bisa dijual dengan harga yang sesuai atau
standar menurut perhitungan standard cost
percent kepada tamu hotel, sehingga
keuntungan yang diperoleh akan lebih besar. Hal-hal penting yang harus
diperhatikan dalam proses pembelian bahan makanan adalah dengan memperhatikan
kualitas produk dan dengan harga yang serendah-rendahnya.
Ada 3 hal pokok yang perlu diperhatikan agar
prosedur pembelian barang dapat berjalan dengan efektif adalah:
1. Dibutuhkan
staf bagian pembelian yang memenuhi syarat yaitu staf yang jujur, adil terhadap
semua supplier dan tidak mau diajak
kolusi oleh supplier dari pihak
manapun. Disamping itu, harus mengetahui tentang asal dari barang atau bahan
yang akan dibeli, karakteristik dari bahan yang akan dibeli, cara penyimpanan
dari barang yang akan dibeli, tahu cara memilih atau menyeleksi bahan dan
spesifikasi barang atau bahan yang akan dibeli.
2. Adanya
pedoman yang dipakai oleh staf bagian pembelian dalam membeli bahan makanan
yang dikenal dengan istilah standard
purchase specification yang meliputi tentang kualitas barang, ukuran,
berat, dan lain sebagainya. Dokumen standard
purchase specification terutama barang atau bahan makanan perlu disiapkan
dan dimengerti betul untuk dipakai sebagai pegangan oleh staf bagian pembelian,
staf bagian penerima barang dan tentu juga oleh pihak supplier sebagai perusahaan pemasok barang atau bahan.
3. Penggunaan
metode dan prosedur pembelian yang efektif yaitu dalam proses pembelian bahan
makanan supaya diusahakan tidak terlalu banyak mempergunakan formulir-formulir
yang dapat menghambat kelancaran proses pembelian barang itu sendiri.
Target
Bagian Pembelian
Menurut
Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan
Restoran (2007, p23) sebagai bagian yang cukup penting pada sebuah hotel,
bagian pembelian dengan ke tiga sub bagiannya sudah tentu dalam melakukan
pekerjaannya mempunyai target atau sasaran dalam setiap kegiatannya yang
berhubungan dengan transaksi pembelian barang keperluan operasional hotel. Target
atau sasaran yang dimaksud adalah dalam proses pembelian barang untuk
persediaan digudang, maupun pembelian untuk memenuhi permintaan barang oleh
bagian lain, sejak pembuatan purchase
requisition sampai menjadi purchase
order, kapan barang akan dikirim ke hotel dan berapa lama proses yang
diperlukan.
Untuk
mencapai target itu, bagian pembelian diperlukan sebuah analisa dan perhitungan
yang matang dan selanjutnya secara transparan dapat diinformasikan
halangan-halangan yang terjadi selama proses pembelian kepada bagian-bagian
yang meminta barang. Dengan memberikan informasi yang baik dan akurat, maka
nantinya tidak jadi bahan pertanyaan oleh bagian atau departemen yang
bersangkutan. Untuk mengantisipasi agar barang datang tepat pada waktunya,
sesuai dengan tanggal permintaan, maka bagian pembelian perlu untuk memberikan
penjelasan kepada kepala bagian lainnya atau department heads, seperti :
1. Front Office Department
2. Food & Beverage Department
3. Housekeeping Department
4. Engineering Department
5.
Dan department
lainnya
Dalam
melakukan pengisian purchase requisition
khususnya barang-barang yang berupa spare
part dengan spesifikasinya tertentu dan bahan makanan terutama makanan imported dan makanan musiman, supaya
bagian yang meminta barang dapat mengetahui dan memahami waktu atau proses dan
tanggal pengirimannya. Dengan mengetahui berapa lama waktu pengiriman barang
jenis spare part atau barang-barang
musiman dengan spesifikasi tertentu, maka kepada bagian seperti engineering dan bagian dapur yang
memerlukan barang-barang tersebut dapat membuat perencanaan dan jadwal
pembelian barang dengan lebih tepat waktu atau lebih awal. Artinya agar tidak
meminta barang keperluan operasional yang khusus pada saat keadaan sudah sangat
kritis atau penting yang biasa disebut dengan last minute order.
Teknik
Membeli Barang
Menurut
Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan
Restoran (2007, p25) bagian pembelian oleh manajemen atau pemilik perusahaan
diberikan kepercayaan untuk membeli barang-barang keperluan operasional hotel.
Untuk mendapatkan barang-barang akan dibeli bagian pembelian harus mempunyai
cara atau teknik tertentu, dimana dengan teknik yang dimiliki tujuannya adalah
untuk mendapatkan harga beli barang yang paling murah dan dengan kualitas
barang yang paling baik. Selain itu diperlukan teknik membeli barang yang lain,
seperti melakukan pendekatan kepada supplier,
yaitu bagaimana caranya agar supplier yang
tadinya tidak bersedia untuk mengantarkan barang dagangannya ke hotel, namun
setelah melakukan pendekatan dan dengan teknik-teknik tertentu, pada akhirnya supplier bersedia untuk mengantarkan
barang-barang pesanan yang penting, walaupun kondisi pembayarannya dilakukan
secara kredit.
2.1.5 Sistem
Atau Cara Pembelian
Barang
Menurut
Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan
Restoran (2007, p27) didalam bagian pembelian terdapat beberapa sistem atau
cara pembelian barang pada sebuah hotel yaitu:
1.
Sistem Kontrak
Sistem atau
pembelian barang untuk bahan makanan terutama jenis sayuran, buah-buahan dan
makanan yang musiman adalah dengan mempergunakan surat perjanjian kontrak.
Kontrak dilakukan dengan satu supplier atau
lebih. Dalam surat kontrak ditekankan dalam mengenai kualitas, kuantitas dan
harga barang. Masa berlaku surat kontrak untuk bahan makanan bisa mencapai 3
atau 6 bulan dan pembayarannya tetap dilakukuan setiap bulan.
2.
Sistem Harian dan Bulanan
Pihak
perusahaan atau hotel bisa dengan bebas membeli barang-barang keperluannya dari
beberapa supplier atau dari beberapa
toko supermarket yang ada disekitarnya. Dengan cara seperti ini pihak hotel
tidak perlu melakukan sebuah analisa yang terlalu ketat terhadap kinerja dari
beberapa supplier untuk dipilih.
Cukup dengan berbelanja pada toko terdekat, toko swalayan bahkan pasar
tradisional yang harganya lebih murah, baik secara kontan maupun secara utang
bulanan. Namun sistem dan prosedurnya harus tetap sama yaitu dengan mencari
informasi dimana toko atau supermarket dan pasar yang kualitas dan harga
barangnya paling murah.
3.
Pembelian secara kontan
Di
bagian pembelian sebuah hotel pada umumnya menyiapkan uang kas yang jumlahnya
tidak terlalu banyak yang disebut dengan kas kecil atau petty cash. Kas kecil ini dipergunakan untuk membeli barang
keperluan operasional hotel, terutama bahan makanan keperluan dapur yang sering
diminta secara mendadak. Pembelian dengan cara kontan dengan menggunakan kas
kecil dilakukan untuk membeli bahan makanan atau minuman dalam jumlah yang
tidak terlalu banyak. Hal seperti ini sering dilakukan pada saat gudang atau
bagian dapur kehabisan bahan makanan yang sangat diperlukan pada saat itu juga.
Pembelian secara kontan tidak dapat dilakukan setiap hari, tetapi hanya
dilakukan jika keadaan sangat mendesak dan disinilah peranan seorang buyer atau driver dibagian pembelian sangat diperlukan kemampuannya.
Prinsip
Dalam Purchasing (Pembelian)
Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2009) prinsip adalah hal pokok yang dijadikan pedoman
dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud dengan prinsip-prinsip
pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu
dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian atau bagian pembelian diadakan
dalam suatu organisasi perusahaan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi terutama
untuk organisasi lain, yaitu organisasi produksi, atau fabrikasi, atau
marketing atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan untuk melayani atau menunjang
organisasi lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya harus
sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas penunjang seperti
yang ditugaskan tersebut dan prinsip
kerja dari fungsi pembelian harus diatur supaya mampu memberikan kontribusi
yang besar bagi keberhasilan perusahaan.
Prinsip dari purchasing
yaitu:
1.
The
Right Price
The right price merupakan nilai suatu barang yang
dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan
kondisi pembelian dilakukan.
2.
The
Right Quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang
benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan atau perhotelan pada saat
tertentu.
3.
The
Right Time
The right time menyangkut pengertian bahwa barang
tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah
diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan
barang tersebut.
4.
The
Right Place
The right place mengandung
pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang
dikehendaki oleh pembeli.
5.
The
Right Quality
The right quality adalah mutu barang yang diperlukan
oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling
menguntungkan perusahaan.
6.
The
Right Source
The right source mengandung pengertian bahwa barang
berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi
prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity,
the right time, the right place, and the right quanlity.
Tugas
Dan Tanggung Jawab Purchasing (Pembelian)
Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228) tanggung jawab bagian pembelian
berbeda - beda dari setiap perusahaan tergantung pada luasnya aktivitas yang
dilakukan oleh perusahaan tersebut. Tanggung jawab bagian pembelian antara lain
adalah:
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan
pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian
bahan-bahan tersebut pada tingkat harga yang perusahaan akan mampu bersaing
dalam memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha
untuk dapat mengikuti perkembangan bahan - bahan baru yang dapat mengguntungkan
dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain
yang dapat memengaruhi produk perusahaan, harga dan desainnya.
3. Bertanggung jawab untuk
meminimalisasi investasi atau meningkatkan perputaran (turn over) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam
perusahaan dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan
penelitian dengan menyelidiki data dan perkembangan pasar, perbedaan
sumber-sumber penawaran (supply) dan
memeriksa produk supplier untuk
mengetahui kapasitasnya dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan
perusahaan.
5. Sebagai tambahan, kadang bagian
pembelian bertanggung jawab atas
pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab
atas pengawasan persediaan.
Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung
jawab antara lain adalah:
1.
Membuat
dan mencetak PO (Purchase Order) dan
mengirimkannya ke supplier, agar
proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal dan
spesifikasi yang diinginkan.
2.
Melakukan
input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan kepada
penerima barang.
3.
Membuat
laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi
bagi atasan dalam pengambilan keputusan.
4.
Melakukan
pembelian alat- alat , barang, seperti office
supplies, agar tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap
departemen.
5.
Setiap
nama barang atau item yang ada di
dalam PR (Purchase Requisition
) harus membuat perbandingan harga (quotation) paling sedikit 3 supplier untuk pembelian alat-alat,
barang, obat dan lain-lain, yang nantinya akan dilampirkan kedalam PR tersebut.
6.
Membuat
perbandingan harga untuk sayuran, buah-buahan, daging, poultry, seafood, dairy dan groceries yang selau dilakukan setiap
bulannya.
7.
Mencari
kualitas barang dan harga barang untuk keseluruhan PR dari setiap department
yang berbeda.
8.
Bertanggung
jawab atas kelancaran pesanan, pengiriman dan pengembalian pembelian barang.
9.
Menjaga
komunikasi yang terbuka dan efektif antara departemen lainnya.
1.
Menjaga
komunikasi dan hubungan yang baik dengan supplier.
Procurement (Pengadaan
Barang)
Pengertian
Procurement (Pengadaan
Barang)
Pengertian
tentang procurement:
1.
Procurement
merupakan kegiatan yang penting dalam mempertahankan kelangsungan hidup
perusahaan, terutama dalam industri manufaktur.
2. Procurement
adalah proses untuk mendapatkan barang dan
jasa dengan kemungkinan pengeluaran yang terbaik, dalam kualitas dan
kuantitas yang tepat, waktu yang tepat, dan pada tempat yang tepat untuk
menghasilkan keuntungan atau kegunaan secara langsung bagi pemerintah,
perusahaan atau bagi pribadi yang dilakukan melalui sebuah kontrak.
3. Procurement dibedakan
menjadi 2 bagian, yaitu secara procurement
yang sederhana dan procurement yang
lebih kompleks. Procurement yang
sederhana adalah tidak memiliki hal lain kecuali pembelian atau permintaan yang
berulang-ulang, sedangkan procurement lebih
kompleks yaitu dapat meliputi pencarian supplier
dalam jangka waktu yang panjang atau tetap secara fundamental yang telah
berkomitmen dengan satu organisasi.
Procurement
menurut beberapa para ahli:
1.
Weele (2010)
Procurement is the acquisition of goods or services. It is
favorable that the goods or services are appropriate and that they are procured
at the best possible cost to meet the needs of the purchaser in terms of
quality and quantity, time, and location.
Pendapat
di atas kurang lebih mempunyai arti: bahwa Pengadaan adalah perolehan
barang atau jasa. Hal ini menguntungkan bahwa barang atau jasa yang tepat dan bahwa mereka yang dibeli
dengan biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan
kuantitas, waktu dan lokasi.
2.
Christopher & Schooner (2007)
Pengadaan
atau procurement adalah kegiatan
untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif
dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya.
Dari
pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang dan jasa atau
procurement adalah suatu kegiatan
untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari
kebutuhan dan penggunaannnya, serta dilihat dari kualitas, kuantitas, waktu
pengiriman dan harga yang terjangkau.
Prinsip
Dalam Procurement (Pengadaan Barang)
Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad (2008) pengadaan
barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang
dipraktekkan secara internasional efisiensi, efektifitas, persaingan sehat,
keterbukaan, transpraransi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas.
1. Efisiensi
Prinsip
efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan menggunakan sumber daya
yang tersedia diperoleh barang dan jasa dalam jumlah, kualitas yang diharapkan,
dan diperoleh dalam waktu yang optimal.
2. Efektif
Prinsip
efektif dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan sumber daya yang tersedia
diperoleh barang dan jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya.
3. Persaingan Sehat
Prinsip
persaingan yang sehat dalam pengadaan barang dan jasa adalah adanya persaingan
antar calon penyedia barang dan jasa berdasarkan etika dan norma pengadaan yang
berlaku, tidak terjadi kecurangan dan praktek KKN (Korupsi, Kolusi dan
Nepotisme).
4. Terbuka
Prinsip
terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah memberikan kesempatan kepada
semua penyedia barang dan jasa yang kompeten untuk mengikuti pengadaan.
5. Transparansi
Prinsip
transparansi dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian informasi yang
lengkap tentang aturan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada semua calon
penyedia barang dan jasa yang berminat dan masyarakat.
6. Tidak Diskriminatif
Prinsip
tidak diskriminatif dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian perlakuan
yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti
pengadaan barang dan jasa.
7. Akuntabilitas
Prinsip
akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa adalah pertanggungjawaban
pelaksanaan pengadaan barang dan jasa kepada para pihak yang terkait dan
masyarakat berdasarkan etika, norma, dan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Metode Procurement (Pengadaan
Barang)
Menurut Turban (2010, p251) setiap perusahaan
menggunakan metode yang berbeda dalam memperoleh produk dan jasa yang
tergantung apa dan dimana mereka membeli, kuantitas yang diperlukan, berapa
jumlah uang yang terpakai dan sebagainya. Metode procurement antara
lain yaitu:
1.
Membeli
dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-katalog mereka dan
adanya negosiasi.
2.
Membeli
melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog penjual atau membeli
melalui mal-mal industri.
3.
Membeli
melalui katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.
4.
Mengadakan
penawaran tender dari sistem dimana pemasok bersaing dengan yang lainnya.
Metode ini digunakan untuk pmbelian dalam jumlah besar.
5.
Membeli
dari situs pelelangan dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu
pembeli.
6.
Bergabung
dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana memeriksa permintaan partisipasi,
menciptakan jumlah besar, kemudian kelompok ini dapat menegosiasikan harga.
7.
Berkolaborasi
dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan dan persediaan,
sehingga dapat mengurangi persediaan, stock
out dan mempertinggi ketepatan pengiriman.
Tugas Dan
Tanggung Jawab Procurement (Pengadaan
Barang)
Menurut Moch. Mizanul Achlaq (2011) tugas dari bagian pengadaan barang adalah
menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas dan
terkirim tepat waktu. Tugas-tugas bagian pengadaan barang tidak terbatas hanya
pada kegiatan rutin pembelian.
Tugas-tugas bagian pengadaan barang dan jasa
adalah sebagai berikut:
1.
Merancang
hubungan yang tepat dengan supplier.
a.
Hubungan
dengan supplier bisa bersifat
kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek.
2.
Memilih
supplier.
a.
Kegiatan
memilih supplier bisa memakan waktu
dan sumber daya yang tidak sedikit.
b.
Kesulitan
akan lebih tinggi kalau supplier yang
akan dipilih berada di mancanegara.
c.
Supplier yang berpotensi untuk menjalin
hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal,
mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan dan sebagainya.
d.
Pemilihan
supplier harus sejalan dengan strategi supply chain.
3.
Memilih
dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.
a.
Kegiatan
pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.
b.
Teknologi
yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.
c.
Saat
ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic
procurement(e-procurement) yaitu aplikasi internet untuk kegiatan
pengadaan.
4.
Memelihara
data item yang dibutuhkan dan data supplier.
a.
Bagian
pengadaan harus memiliki data yang lengkap tentang item-item yang dibutuhkan
maupun data tentang supplier mereka.
b.
Beberapa
data supplier yang penting untuk
dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing dari supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, pengiriman,
kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier
termasuk juga kualifikasi seperti ISO.
5.
Melakukan
proses pembelian.
a.
Proses
pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan
pembelian dengan melalui tender atau
lelang.
b.
Pembelian
rutin dan pembelian dengan tender
melewati proses-proses yang berbeda.
6.
Mengevaluasi
kinerja supplier
a.
Hasil
penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka.
b.
Kinerja
yang digunakan untuk menilai supplier
seharusnya mencerminkan strategi supplay
chain dan jenis barang yang dibeli.
Supply Dan Demand
Pengertian
Supply Dan Demand
Menurut
Chandra pamungkas (2011) supply
(penawaran) adalah sejumlah barang yang dijual atau ditawarkan pada suatu harga
dan waktu tertentu. Sedangkan demand (permintaan)
adalah sejumlah barang yang dibeli atau diminta pada suatu harga dan waktu
tertentu.
Faktor-Faktor Yang
Mempengaruhi Penawaran (Supply) Dan
Permintaan (Demand)
Menurut
Chandra pamungkas (2011) tingkat penawaran akan dipengaruhi oleh beberapa
faktor, antara lain:
1.
Biaya produksi dan teknologi yang
digunakan
2.
Tujuan dari suatu Perusahaan
3.
Pajak
4.
Ketersediaan dan harga barang pengganti
atau pelengkap
5.
Prediksi atau perkiraan harga di masa
depan.
Sedangkan
pada tingkat permintaan akan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain
oleh:
1.
Perilaku atau selera konsumen
2.
Ketersediaan dan harga barang sejenis
pengganti dan pelengkap
3.
Pendapatan atau penghasilan konsumen
4.
Perkiraan harga di masa depan
5.
Banyaknya atau intensitas kebutuhan
konsumen.
Jenis-Jenis
Penawaran (Supply) Dan Permintaan (Demand)
Jenis
penawaran (supply) adalah:
- Penawaran
sub marginal
Penawaran
yang dilakukan oleh penjual yang mampu menjual dibawah harga pasar.
- Penawaran
marginal
Penawaran
yang dilakukan oleh penjual yang mampu menjual sama dengan harga pasar.
- Penawaran
super marginal
Penawaran
yang dilakukan oleh penjual yang menjual produknya diatas harga pasar.
- Penawaran
individu
Penawaran
yang dilakukan oleh satu orang penjual atau individu.
- Penawaran
pasar
Penawaran
yang dilakukan oleh banyak penjual dipasar.
Jenis
permintaan (demand) adalah:
1.
Permintaan Absurd atau Absolut
Permintaan
yang tidak diikuti dengan kemampuan untuk membeli.
2.
Permintaan Potensial
Permintaan
yang sudah didukung oleh daya beli, namun belum terdapat keinginan untuk
membeli.
3.
Permintaan Efektif
Permintaan
yang didukung oleh kemampuan untuk membeli (mempunyai daya beli).
4.
Permintaan Individu
Permintaan
yang dilakukan oleh satu konsumen saja.
5.
Permintaan Pasar
Permintaan
yang dilakukan oleh konsumen secara keseluruhan dalam pasar.
Daftar Pustaka:
